Es necesario analizar el perfil de la empresa, la complejidad y relevancia de los temas discutidos, la ocurrencia histórica del activismo o la probabilidad de cambiar este patrón según la agenda, número y dispersión de accionistas, costos, entre otros, para definir la mejor estructura y tecnología que se utilizará en la reunión.
La empresa necesita analizar críticamente la tecnología que se utilizará y los medios para mejorar la participación virtual (incluida la realización de evaluaciones en cada reunión). La tecnología debe garantizar democráticamente el acceso confiable de los inversores y no obstaculizar su participación, sin comprometer la seguridad. También se recomienda que la empresa prevea un proceso alternativo para situaciones de emergencia.
La empresa debe promover arreglos que aseguren la participación equitativa de los inversionistas en la reunión, ya sea de manera virtual o en persona, proporcionando canales de soporte técnico para ayudar a aquellos que tienen dificultades para conectarse. Además, la empresa debe asegurarse de que la tecnología permita la presentación de propuestas de discusión en cualquier formato (por ejemplo, llamada, video, por escrito, etc.). En reuniones totalmente virtuales, se recomienda dotar de salas disponibles en la sede o sucursal de la empresa, debidamente equipadas con estructura tecnológica capaz de permitir la participación de accionistas que puedan tener dificultades para participar de forma remota.
El aviso de convocatoria no necesita detallar todos los procedimientos de participación, siempre que indique dónde acceder a la información completa, como se muestra en la siguiente tabla.
Información sobre el aviso de convocatoria de reuniones virtuales Instrucciones de la empresa (a través del sitio web o del manual de participación) Correo electrónico de confirmación.
| Información sobre reuniones virtuales | Aviso de Convocatoria | Instrucciones de la empresa (a través del sitio web o del Manual de participación) | Correo electónico de confirmación |
|---|---|---|---|
| Categoría de la reunión | Obligatoria | Aconsejable | Aconsejable |
| Reglas y procedimientos de participación | Opcional, siempre que se indique dónde está disponible la información en el sitio web de RI | Obligatoria | Obligatoria |
| Fecha límite de envío de documentación | Opcional, puede ser informado más adelante | Aconsejable 1 | Aconsejable |
| Requerimientos Técnicos |
Opcional, puede ser informado más adelante | Aconsejable | Obligatoria, si no ha sido informado |
| Plataforma | Opcional | Advisable | Obligatoria |
| Enlace de la reunión | Opcional 2 | Opcional 2 | Obligatoria |
| Disposiciones de control de acceso | Opcional | Opcional | Obligatoria |
| Registro de información | Opcional, siempre que se informe posteriormente | Aconsejable | Obligatoria, si no ha |
| Contacto en caso de dudas o problemas de acceso 3 | Opcional | Aconsejable | Aconsejable |
1La empresa deberá aceptar el envío de documentación en cualquier momento previo a la reunión en caso de que no
aclare el plazo de presentación.
2La pronta disponibilidad del enlace de acceso a la reunión implica una necesidad adicional de control de seguridad para garantizar la participación efectiva únicamente de los accionistas de la empresa.
3Asegure que la información de contacto esté disponible en el sitio web para preguntas sobre la participación en la Reunión. Ejemplo: ventana emergente en la página de inicio de RI, preferiblemente a partir de la fecha de la reunión.
Se recomienda que la empresa entregue instrucciones claras sobre la documentación requerida y el plazo para su presentación, adoptando las herramientas tecnológicas disponibles para reducir costos (incluida la dispensación de trámites notariales, como la notarización) y fomentar la participación. La sociedad debe adoptar una actitud proactiva, valorando ágilmente la documentación recibida de los accionistas e informando si es suficiente para garantizar su participación en la junta general o si se requieren nuevos documentos. Además, se sugiere que la empresa aclare a los accionistas que la presentación de documentación y DVB con anticipación, cuando sea posible, contribuye a una mejor planificación y optimización del tiempo de la junta general.
Se recomienda que las empresas adopten reglas de participación («reglas de participación») que establezcan reglas formales generales para la participación de los accionistas en la junta general y las pongan a disposición de todos los participantes con anticipación, incluidos los que asistan en persona, posiblemente integrando la participación en la junta general manual, si corresponde. Se sugiere que las reglas de participación aborden al menos los siguientes aspectos:
3.6.1 Preguntas
Procedimientos y formato para la presentación de preguntas por parte de los accionistas (presencial o virtual) sobre la agenda, así como formato y secuencia de respuesta por parte de la empresa, gerentes, consejero fiscal, auditor independiente u otros asesores, según corresponda.
3.6.2 No considerar preguntas fuera de contexto
Las reglas de participación deben establecer los procedimientos aplicables a cuestiones ajenas al contexto de la junta general, respetando el derecho de los accionistas a expresarse de acuerdo con la legislación aplicable, sin perjuicio de las consultas con la oficina de relaciones con inversionistas de la sociedad, en cualquier momento fuera del ámbito de la junta general.
3.6.3 Oportunidad de discutir asuntos de la agenda
Procedimientos para que los accionistas discutan propuestas, incluso a través del chat. Se recomienda establecer un límite de tiempo para que cada accionista hable, y la empresa debe considerar el tiempo aplicable de acuerdo con las particularidades de la empresa y el orden del día específico de la junta general. Se sugiere que, en la medida de lo posible, la tecnología a ser utilizada por la empresa también permita la creación de salas separadas para discusiones privadas entre accionistas, si así se solicita, con suspensión de la junta por un tiempo específico, compatible con el tema en discusión.
3.6.4 Procedimiento de votación
Con el fin de optimizar el tiempo, se sugiere que el procedimiento de votación adoptado por la sociedad sólo requiera la manifestación de los accionistas en caso de eventuales votos disidentes, ya sea de forma oral o vía chat. Los eventuales errores en la plataforma no deben impedir el ejercicio del derecho de voto, y la junta que preside debe adaptarse a situaciones excepcionales, en la medida de lo razonable. Cabe señalar que, si existen dificultades para comunicarse por audio, es posible emitir un voto a través del chat.
Se recomienda que la sociedad adopte e informe previamente, en las instrucciones de la sociedad a través de página web o Manual de Participación, los procedimientos necesarios para la identificación de accionistas en la junta general, tales como: (i) proporcionar un enlace de acceso; (ii) clave de acceso o contraseña individual; (iii) abrir la cámara; (iv) presentación de documentos de identificación, etc.
En el caso de juntas generales híbridas, es necesario contar con un responsable de controlar la presencia y manifestación de accionistas conectados por medios digitales (secretaria de participación digital), reforzando que la responsabilidad del trabajo recae en la junta que preside.
3.9.1 Divulgación de actas de la Junta General
Recomenda-se que a ata da assembleia geral seja disponibilizada em tempo real para os acionistas presentes por meio de leitura em voz alta e compartilhamento de tela.
3.9.2 No considerar preguntas fuera de contexto
Las reglas de participación deben establecer los procedimientos aplicables a cuestiones ajenas al contexto de la junta general, respetando el derecho de los accionistas a expresarse de acuerdo con la legislación aplicable, sin perjuicio de las consultas con la oficina de
relaciones con inversionistas de la sociedad, en cualquier momento fuera del ámbito de la junta general.
3.9.3 Firma de los miembros de la Mesa Directiva de la junta general
Se recomienda que la empresa verifique, con anticipación, las pautas del respectivo registro mercantil en cuanto a las firmas del secretario y presidente en el acta de la junta general. .
3.9.4 Divulgación de actas de la Junta General
Se sugiere que la sociedad ponga inmediatamente a disposición de todos los accionistas solicitantes la versión final del acta de la junta general, por correo electrónico o mediante un enlace en el chat, sujeto a las medidas formales previstas en la normativa aplicable.
Se recomienda que la empresa advierta a los presentes, al inicio de la junta general, que la junta general está siendo grabada y la grabación será archivada por un período de tiempo definido por la empresa, con debida constancia en el acta respectiva. La regla guarda reserva sobre las situaciones en las que la grabación estaría disponible. La empresa tiene la facultad discrecional de evaluar la divulgación de la grabación de la junta general a los accionistas. La grabación podrá, eventualmente, ser utilizada para defender derechos y aclarar situaciones de interés del mercado de valores, en los términos de la ley.