É preciso analisar o perfil da companhia, complexidade e relevância dos temas a serem discutidos, ocorrência histórica de ativismo ou probabilidade de mudança deste padrão em função da ordem do dia, quantidade e dispersão de acionistas, custos, dentre outros, para definir o melhor formato e tecnologia a ser utilizada na assembleia.
A companhia precisa analisar criticamente a tecnologia a ser utilizada e formas de promover melhorias na participação digital (inclusive conduzindo avaliações a cada reunião). A tecnologia deve democratizar o acesso dos investidores e não dificultar a sua participação, sem comprometimento da segurança. Recomenda-se, ainda, que a companhia preveja um processo alternativo para situações emergenciais.
A companhia deve promover mecanismos que assegurem a participação igualitária dos investidores na assembleia, seja por meio digital, seja presencialmente, disponibilizando canais de suporte técnico para auxiliar àqueles que tenham dificuldades na conexão. Além disso, a companhia deve garantir que a tecnologia possibilite a apresentação de propostas de discussão em qualquer formato (e.g. ligação, vídeo, por escrito etc.). Nas assembleias totalmente digitais, recomenda-se a disponibilização de sala na sede ou filial da companhia, devidamente dotada de estrutura tecnológica apta a permitir a participação de acionistas que eventualmente tenham dificuldades de participar remotamente.
O edital de convocação não precisa detalhar todos os procedimentos para participação, desde que seja indicado o local de acesso às informações completas, conforme tabela abaixo.
| Informações para Assembleias Digitais | Edital de Convocação | Instruções da Companhia (via site ou Manual de Participação) | E-mail de confirmação |
|---|---|---|---|
| Modo da Assembleia | Obrigatório | Desejável | Desejável |
| Regras e Procedimentos para participação | Opcional, desde que indicado onde a informação está disponível no site de RI | Obrigatório | Obrigatório |
| Prazo de envio de documentação | Opcional, pode ser informado posteriormente | Desejável | Desejável |
| Requisitos técnicos | Opcional, pode ser informado posteriormente | Desejável | Obrigatório, caso ainda não tenha sido informado |
| Plataforma | Opcional | Desejável | Obrigatório |
| Link da sala | Opcional 2 | Opcional 2 | Obrigatório |
| Forma de controle de acesso | Opcional | Opcional | Obrigatório |
| Informação sobre gravação | Opcional, desde que seja informado posteriormente | Desejável | Obrigatório, caso ainda não tenha sido informado |
| Contato em caso de dúvidas ou problemas de acesso 3 | Opcional | Desejável | Desejável |
1A companhia deverá aceitar o envio de documentação a qualquer tempo antes da assembleia caso não deixe claro o prazo de envio.
2A disponibilização antecipada do link de acesso à assembleia enseja uma necessidade adicional de controle de segurança para garantir a efetiva participação apenas de acionistas da companhia.
3Disponibilizar no website informações de contato para dúvidas sobre participação na Assembleia. Exemplo: Pop-up na homepage de RI, preferencialmente a partir da data de convocação da Assembleia.
Recomenda-se que a companhia forneça instruções claras sobre documentação exigida e do prazo de antecedência para envio, adotando ferramentas tecnológicas disponíveis de modo a reduzir os custos (inclusive para dispensar procedimentos cartorários, como reconhecimento de firma e notarização) e incentivar a participação. A companhia deve adotar uma postura proativa, avaliando a documentação recebida dos acionistas de forma ágil e informando se é suficiente para garantir sua participação na assembleia geral ou se são necessários novos documentos. Adicionalmente, sugere-se que a companhia esclareça aos acionistas que o envio com antecedência da documentação e BVD, quando possível, contribui para melhor planejamento e otimização do tempo da assembleia geral.
Recomenda-se que as companhias adotem regras de participação (“regras de participação”) estabelecendo normas formais gerais para participação dos acionistas em assembleia geral e as disponibilizem a todos os participantes previamente, inclusive para os que estiverem participando de forma presencial, possivelmente integrando o manual de participação da assembleia, se for o caso. Sugere-se que as regras de participação abordem, no mínimo, os seguintes aspectos:
3.6.1 Preguntas
Procedimientos y formato para la presentación de preguntas por parte de los accionistas (presencial o virtual) sobre la agenda, así como formato y secuencia de respuesta por parte de la empresa, gerentes, consejero fiscal, auditor independiente u otros asesores, según corresponda.
3.6.2 No considerar preguntas fuera de contexto
Las reglas de participación deben establecer los procedimientos aplicables a cuestiones ajenas al contexto de la junta general, respetando el derecho de los accionistas a expresarse de acuerdo con la legislación aplicable, sin perjuicio de las consultas con la oficina de relaciones con inversionistas de la sociedad, en cualquier momento fuera del ámbito de la junta general.
3.6.3 Oportunidad de discutir asuntos de la agenda
Procedimientos para que los accionistas discutan propuestas, incluso a través del chat. Se recomienda establecer un límite de tiempo para que cada accionista hable, y la empresa debe considerar el tiempo aplicable de acuerdo con las particularidades de la empresa y el orden del día específico de la junta general. Se sugiere que, en la medida de lo posible, la tecnología a ser utilizada por la empresa también permita la creación de salas separadas para discusiones privadas entre accionistas, si así se solicita, con suspensión de la junta por un tiempo específico, compatible con el tema en discusión.
3.6.4 Procedimiento de votación
Con el fin de optimizar el tiempo, se sugiere que el procedimiento de votación adoptado por la sociedad sólo requiera la manifestación de los accionistas en caso de eventuales votos disidentes, ya sea de forma oral o vía chat. Los eventuales errores en la plataforma no deben impedir el ejercicio del derecho de voto, y la junta que preside debe adaptarse a situaciones excepcionales, en la medida de lo razonable. Cabe señalar que, si existen dificultades para comunicarse por audio, es posible emitir un voto a través del chat.
Se recomienda que la sociedad adopte e informe previamente, en las instrucciones de la sociedad a través de página web o Manual de Participación, los procedimientos necesarios para la identificación de accionistas en la junta general, tales como: (i) proporcionar un enlace de acceso; (ii) clave de acceso o contraseña individual; (iii) abrir la cámara; (iv) presentación de documentos de identificación, etc.
En el caso de juntas generales híbridas, es necesario contar con un responsable de controlar la presencia y manifestación de accionistas conectados por medios digitales (secretaria de participación digital), reforzando que la responsabilidad del trabajo recae en la junta que preside.
3.9.1 Divulgación de actas de la Junta General
Se recomienda que las actas de la junta general estén disponibles en tiempo real para presentar a los accionistas mediante la lectura en voz alta y el uso compartido de la pantalla.
3.9.2 Ajuste las sugerencias en el acta de la junta general
Se recomienda que la empresa adopte reglas claras, por escrito, con respecto a la presentación de las declaraciones de voto, preferiblemente antes de la junta general, y la recepción de sugerencias de ajustes en el acta hasta el final de la junta general.
3.9.3 Firma de los miembros de la Mesa Directiva de la junta general
Se recomienda que la empresa verifique, con anticipación, las pautas del respectivo registro mercantil en cuanto a las firmas del secretario y presidente en el acta de la junta general.
3.9.4 Divulgación de actas de la Junta General
Se sugiere que la sociedad ponga inmediatamente a disposición de todos los accionistas solicitantes la versión final del acta de la junta general, por correo electrónico o mediante un enlace en el chat, sujeto a las medidas formales previstas en la normativa aplicable.
Se recomienda que la empresa advierta a los presentes, al inicio de la junta general, que la junta general está siendo grabada y la grabación será archivada por un período de tiempo definido por la empresa, con debida constancia en el acta respectiva. La regla guarda reserva sobre las situaciones en las que la grabación estaría disponible. La empresa tiene la facultad discrecional de evaluar la divulgación de la grabación de la junta general a los accionistas. La grabación podrá, eventualmente, ser utilizada para defender derechos y aclarar situaciones de interés del mercado de valores, en los términos de la ley.